Spracovanie osobných údajov

Informovanie dotknutých osôb podľa § 19 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Dňom 25.5.2018 vstúpil do platnosti nový zákon číslo 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov („zákon o ochrane osobných údajov“), ktorý bol prijatý v súvislosti s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej únie číslo 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (ktoré je známe aj pod skratkou „GDPR“). Mestská knižnica mesta Piešťany (ďalej len „mestská knižnica“) poskytuje pre širokú verejnosť knižnično-informačné služby, k čomu neodmysliteľne patrí aj spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb v zmysle zákona.

Spracúvanie osobných údajov v podmienkach Mestskej knižnice mesta Piešťany

1. Osobné údaje spracúvané s cieľom dosiahnuť jednotlivé účely (agendy / činnosti knižnice)

Účely smerujúce do vnútra knižnice (organizácia a chod knižnice)

• personálna a mzdová agenda
• ekonomika, účtovné doklady
• registratúra
• práva dotknutých osôb
• v osobitných prípadoch verejné obstarávanie, infozákon a pod.
• iné

Činnosti mestskej knižnice, ktoré sú dôvodom spracúvania Vašich osobných údajov

1. Služby Mestskej knižnice Mesta Piešťany poskytované verejnosti

Účely týkajúce sa predmetu činnosti knižnice

• knižnično-informačné služby a štatistiky z nich (počet čitateľov, návštevníkov, výpožičiek, rezervovanie literatúry)
• ochrana knižničného fondu (vymáhanie nedobytných výpožičiek), história výpožičiek
• informovanie emailom o službách, podujatiach, knižných novinkách
• organizovanie kultúrno-výchovných, výstavných, vzdelávacích a spoločenských podujatí
• vydavateľská činnosť
• zabezpečenie verejného prístupu na Internet

Prostriedky spracúvania a uchovávania osobných údajov

Prostriedkami spracúvania a uchovávania osobných údajov čitateľa sú:

• tlačená prihláška za čitateľa vlastnoručne podpísaná čitateľom
• konto/karta čitateľa v automatizovanom knižnično-informačnom systéme Advanced Rapid Library (ďalej len „ARL“).

Prostriedky spracúvania obsahujú identické osobné údaje dotknutej osoby (do ARL sa vkladajú z tlačenej prihlášky).

Právny základ spracúvania osobných údajov

• Zákon NR SR č. 126/2015 Z. z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z. z.
• Zriaďovacia listina Mestskej knižnice mesta Piešťany p. o. v znení uznesení Mestského zastupiteľstva mesta Piešťany č. 133/1993, 126/1995, 200/1999, 292/2002, 142/2006 a 101/2009 zo dňa 3.6.2009
• Zmluvné vzťahy

Dotknuté osoby

• Používateľ služieb knižnice – každý občan Slovenskej republiky alebo príslušník iného štátu, ktorý nie je registrovaným čitateľom knižnice, a ktorý osobne, písomne, telefonicky, alebo elektronickou poštou požiada knižnicu o niektorú zo služieb nevyžadujúcich predloženie čitateľského preukazu
• Návštevník knižnice – každý občan Slovenskej republiky alebo príslušník iného štátu, ktorý sa zúčastní kultúrno-vzdelávacieho podujatia, výstav, exkurzie, prehliadky priestorov knižnice a iných
• Registrovaný čitateľ knižnice, ktorý má právo využívať všetky jej služby: a) fyzická osoba - každý občan Slovenskej republiky alebo príslušník iného štátu, b) právnická osoba – inštitúcia, firma, podnik, atď.
• Návštevníci Piešťanského informačného centra – každý občan Slovenskej republiky alebo príslušník iného štátu, ktorý využíva služby Piešťanského informačného centra, ktorý sa zúčastní prehliadky, kultúrno-vzdelávacieho podujatia, výstav a iných, ktorý využíva verejný internet

Rozsah spracúvaných osobných údajov

MsK spracúva a uchováva tieto osobné údaje:

• meno, priezvisko, titul
• adresa trvalého bydliska
• adresa prechodného bydliska
• dátum a miesto narodenia
• číslo dokladu totožnosti a jeho platnosť
• telefónne číslo
• emailová adresa
• údaj či je čitateľ študent, pracujúci, nezamestnaný, dôchodca alebo zdravotne ťažko postihnutá osoba
• meno, priezvisko, titul, adresu trvalého alebo prechodného bydliska, číslo a platnosť dokladu totožnosti, telefónne číslo a emailová adresa zákonného zástupcu dieťaťa

Poskytnutie týchto osobných údajov je povinné, keďže vyplýva priamo zo zákona o knižniciach. Ich neposkytnutie by malo za následok nemožnosť vzniku vašej registrácie ako používateľa knižnično-informačných služieb.

Na propagačné účely môžu byť spracúvané fotografie dotknutých osôb, ktoré zverejňujeme na našich web stránkach, nástenkách a iných propagačných médiách – právnym základom je náš oprávnený záujem, ktorým je propagovanie našej činnosti – kultúrnych, vzdelávacích a spoločenských podujatí.

2. Marketing

Účel spracúvania osobných údajov

Prezentácia činnosti mestskej knižnice prostredníctvom našich marketingových aktivít: zasielanie informácií o aktivitách Mestskej knižnice mesta Piešťany - najmä programu, pozvánok na výstavy, besedy, divadelné podujatia a iné. 

Právny základ spracúvania osobných údajov

Oprávnený záujem, ktorým je informovanie verejnosti o pripravovaných a práve prebiehajúcich kultúrno–vzdelávacích aktivitách mestskej knižnice.

Dotknuté osoby

Subjekty, ktorým posielame marketingové informácie:

• čitatelia a návštevníci mestskej knižnice
• návštevníci Piešťanského informačného centra
• ďalšie fyzické osoby

Rozsah spracúvaných osobných údajov

• meno a priezvisko
• titul
• adresa pre doručovanie pošty
• adresa elektronickej pošty

Zásady spracúvania Vašich osobných údajov

• Máme zákonnú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov (napríklad zákon č. 18/2017 Z. z. o ochrane osobných údajov, zákon č. 171/1993 Z. z. o Policajnom zbore, prípadne ďalšie).
• Vaše osobné údaje spracúvame v súlade s našou bezpečnostnou politikou iba v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie účelu spracúvania a len po dobu, ktorá je nevyhnutná na splnenie účelu ich spracúvania.
• Prístup k Vašim osobným údajom majú výlučne osoby poverené štatutárnym zástupcom mestskej knižnice na spracúvanie osobných údajov a ktoré ich spracúvajú na základe jeho pokynov a v súlade s bezpečnostnou politikou mestskej knižnice.
• Vaše osobné údaje zálohujeme a uchovávame na záložných úložiskách kvôli predchádzaniu bezpečnostným incidentom, najmä z dôvodu vylúčenia narušenia dostupnosti údajov. Vaše osobné údaje budú odstránené zo zálohovacích úložísk hneď ako to bude v súlade s našimi pravidlami zálohovania možné. Zálohovanie Vašich osobných údajov sme povinní zabezpečovať v súlade s bezpečnostnými požiadavkami GDPR a zákona o ochrane osobných údajov.
• Po zániku účelu spracúvania budú Vaše osobné údaje z elektronických médií vymazané a písomnosti v listinnej forme s Vašimi osobnými údajmi budú zlikvidované s výnimkou tých, ktoré musia byť naďalej uchovávané aj po zániku účelu ich spracúvania, a to počas trvania úložnej doby v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov.
• Vaše osobné údaje nepoužívame na automatizované individuálne rozhodovanie.

Aké máte práva?

Právo na prístup - Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

Právo na opravu - Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

Právo na výmaz (na zabudnutie) - Máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracúvania - Za určitých okolností ste oprávnení nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

Právo na prenosnosť údajov - Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

Právo namietať - Máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - Ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok).

Mestskej knižnici vyplýva zo zákona o ochrane osobných údajov určiť zodpovednú osobu, ktorou je Ing. Ivan Kolka, e-mail: zodpovednaosoba@kolka.sk

Ing. Margita Galová,

riaditeľka Mestskej knižnice mesta Piešťany